ENGIE Fabricom
Voor ENGIE Fabricom hebben we een gebruikersgericht, volledig geautomatiseerd self-service inkoop- en toeleverings portaal gecreëerd met behulp van BPMS, RPA en cloud-based technologie. Ontdek de voordelen die het heeft gebracht, hoe we de erfenissen van verouderde systemen omzeilden en Fabricom's digitale bedrijfsplatform creëerden.
ENGIE Fabricom
Voor ENGIE Fabricom hebben we een gebruikersgericht, volledig geautomatiseerd self-service inkoop- en toeleverings portaal gecreëerd met behulp van BPMS, RPA en cloud-based technologie. Ontdek de voordelen die het heeft gebracht, hoe we de erfenissen van verouderde systemen omzeilden en Fabricom's digitale bedrijfsplatform creëerden.
Uitdagingen
ENGIE Fabricom Operational Support Services (OSS) is de belangrijkste leverancier van benodigdheden voor de operationele bedrijfsdivisies van Fabricom en beheert meer dan 25 miljoen euro aan goederen (huurgereedschappen en verbruiksartikelen) via vier locaties in België. Voordat ICOMS en Bizagi werden gebruikt, werd het grootste deel van het bestel- en leveringsproces uitgevoerd via e-mail en telefoon, en de belangrijkste IT-tools die werden gebruikt waren Microsoft Excel, Microsoft Access en SAP. Het proces werd gekenmerkt door verouderde, handmatig ondersteunde activiteiten met weinig transparantie en controle, veel fouten bij het verzamelen en leveren van goederen en de klanttevredenheid was suboptimaal. ENGIE Fabricom OSS benaderde Digital Innovation om een geïntegreerde, geautomatiseerde en digitale oplossing te bouwen.
De oplossing
Na een korte analyse- en ontwerpfase werd een eerste prototype ontwikkeld. Dit eerste prototype hielp ENGIE Fabricom OSS om de problemen beter te begrijpen en om daadwerkelijk te ervaren hoe een geïntegreerde digitale oplossing zou kunnen werken en eruit zou kunnen zien. Hierna begon een agile, iteratief ontwikkelingsproject. Het kostte minder dan zes maanden om de geïntegreerde ICOMS- en Bizagi-oplossing te lanceren, met self-service bestelling van benodigdheden, geautomatiseerd orderbeheer en picken, integratie met externe vervoerders en verschillende back-end integraties met SAP, handscanners en verschillende andere bedrijfsmogelijkheden, zoals authenticatie met OKTA en de implementatie van OData om te integreren met de OSS ERP-systemen en OTMS.
ICOMS: klantgerichte B2B e-commerce
De oplossing bestaat uit twee belangrijke componenten: de ICOMS, een B2B e-commerceplatform, volledig gericht op typische industriële en technische behoeften op het gebied van inkoop- en leveringsbeheer. ICOMS is gebouwd op Microsoft .NET en is een op bedrijfsniveau toepasbare mogelijkheid, gehost op de Microsoft Azure-cloud, die zeer schaalbaar is en ook responsieve weergaven biedt om het platform ook op smartphones en tablets te gebruiken. ICOMS behandelt de klantgerichte functionaliteiten, zoals het bladeren en zoeken naar producten en het afrekenen, en stuurt de bestelling door naar het tweede deel van de oplossing, de Bizagi back-end.
Bizagi: back-end afhandeling
Bizagi is een zeer flexibel BPMS en digitaal platform, voornamelijk gedreven door het case management concept, Service Oriented Architecture-standaarden en principes, en kan als low-code oplossing zakelijke toepassingen op een uiterst behendige en snelle manier leveren.
Automatiseer wat geautomatiseerd kan worden
Wanneer de bestelling van ICOMS naar Bizagi wordt gestuurd, wordt er een case aangemaakt die, aangestuurd door een reeks slimme bedrijfsregels en via een zeer intelligent spectrum van gebeurtenissen, triggers en acties, een workflow uitvoert die ervoor zorgt dat zogenaamde "standaard bestellingen" (bestellingen voor producten die deel uitmaken van de standaardproductcatalogus en waarvoor voldoende voorraad beschikbaar is) op een volledig geautomatiseerde manier worden afgehandeld. Dit omvat het aanmaken van goederenreserveringen in SAP, het aanmaken van verzameldocumenten, automatische planning van het verzendverzoek bij externe vervoerders en de meldingen aan de vele betrokken belanghebbenden, zoals de aanvrager, managers voor goedkeuringen en administratief personeel, indien nodig.
Gespecialiseerde workflows voor niet-standaard aanvragen
Voor bestellingen die niet standaard zijn (voor items die in de productcatalogus staan als generieke items, of speciale items die een aparte, speciale behandeling vereisen) wordt een workflow gestart, waarbij alle verschillende actoren en processen worden verbonden die nodig zijn om de speciale goederenlevering te realiseren. Interessant om te weten is dat voor speciale verzoeken die een RFP of investeringsaanvragen met een hoog budget vereisen, andere Bizagi-workflows automatisch worden geactiveerd en door de organisatie worden verspreid.
Resultaten, rendement op investering en toekomstplannen
Deze oplossing leverde ENGIE Fabricom OSS een zeer klantvriendelijke digitale self-service suite op, met verschillende economische en kwalitatieve voordelen. De bedrijfskosten daalden aanzienlijk, proceswijzigingen kunnen binnen enkele dagen worden geïmplementeerd en door de standaardisatie zijn er verschillende besparingen gerealiseerd.
Het belangrijkste is echter dat er ruimte is gecreëerd voor andere innovaties en dat OSS waardevolle middelen en kennis heeft vrijgemaakt om zich te concentreren op de kernactiviteiten van OSS: het leveren van zeer betrouwbare en veilige goederen aan de operationele eenheden van Fabricom, wat resulteert in een toename van de inkomsten.